När du arrangerar en konferens, vad ska du tänka på då för att den ska bli riktigt lyckad?

I tre delar kommer jag att ge dig några tips, på vad som är bra att fokusera på före, under och efter konferensen.

Vi börjar med det ovärderliga förarbetet. Förberedelserna.

1. Vad ska publiken veta, känna, göra

Innan du börjar fundera på vad din konferens eller ditt möte ska innehålla för talare och presentationer så bestäm först och främst vad du vill att deltagarna ska ta med sig från mötet. Här är det alltid bra att kunna svara på frågorna vad deltagarna ska:

  • VETA. Vilken kunskap ska de få?
  • KÄNNA. Vilken känsla har de av mötet och det ni pratat om/beslutat?
  • GÖRA. Vad vill du att de ska ta tag i och göra när mötet är slut?

Om du kan svarar på de tre delarna, då har du kommit långt.

Många börjar med att fundera på vilken talare som ska ge inspiration under mötet. Här är en utmärkt krönika av Per Grankvist Ditt val av talare avslöjar dig”.

Visst finns det tillfällen då en tomteblossföreläsare fyller en funktion av underhållning och inspiration, men kanske inte så ofta som vi tror. Alltför många tomteblossföreläsare underhåller för stunden, men ger inte någon varaktig effekt. Men när du vet vad deltagarna på ditt möte ska veta, känna och göra – så vet du också om en talare fyller rätt funktion på din konferens.

2. Variera programformerna

Det är lätt att en konferens blir en upprepning av presentationer av olika slag. Ett ganska själsdödande format i längden, framför allt om det är mindre begåvade Power Point-presentationer som slåss om uppmärksamheten. Om du istället ser till att variera olika format, där du blandar presentationer, samtal, workshops och olika former av interaktion så ökar du möjligheten för publiken att lättare ta till sig det viktiga budskapet och hålla energin uppe.

3. Förbered talarna

Se till att de som medverkar på ditt möte som talare är väl förberedda i vad syftet med mötet är, hur lång tid de har till förfogande och vad du förväntar dig att de ska förmedla. Här är ett enkelt och effektivt tips att ge dem mindre tid för sin presentation än vad som står i agendan för dagen. Om en talare ska presentera mellan 14.00 och 14.30 så berätta att den personen har 25 minuter till förfogande. Det tar tid att introducera en talare och det kan vara trevlig att få möjlighet att ställa någon fråga efter presentationen, som ett förtydligande av budskapet och som en fin övergång till nästa programpunkt. Egentligen är det ännu trevligare om talaren får 15-20 minuter till förfogande och att ni tar längre tid för frågor och interaktion. Det är där den riktigt effektiva kommunikationen brukar ske.

4. Bygg in ”luft” så publiken hinner nätverka

Många upplever att fika- och lunchpauserna ger mest under en konferens, för det är då det finns möjlighet att nätverka – knyta nya kontakter och dela erfarenheter. Se till att det finns gott om tid för detta. Det tar längre tid än man tror att tömma och fylla en lokal. Ta med det i tidsberäkningen.

5. Öva på inledningen

Se till att du övar på inledningen av din dag. Vilken energi du som leder mötet har, vilken förväntan du skapar och att du tilltalar publiken på rätt sätt är ovärderligt. Det är i början av dagen du sätter grunden för resten av mötet. Var genomtänkt och distinkt. Öva högt innan. Gör gärna som Emilia Liljefrost på Partsrådet som dagen innan en konferens besökte lokalen där konferensen skulle äga rum för att känna på scenen och öva på sin inledning. Hon blev tryggare med sammanhanget, sin roll och vad hon skulle säga, och kunde därför vara helt närvarande när det väl var dags. Något att ta efter!

  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • Pinterest
  • reddit
  • LinkedIn

Bild: Emilia Liljefrost, Programchef Partsrådet, förbereder sig inför rollen som moderator i Pelarsalen på Norra Latin.

Foto: John Resborn

Pin It on Pinterest

Share This